Scheidt & Bachmann GmbH

TEIL 1: INFORMATION ZUM DATENSCHUTZ FÜR DIE NUTZUNG PERSONENBEZOGENER DATEN

1. Geltungsbereich
2. Verantwortlicher der Datenverarbeitung
3. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten
4. Umfang der Verarbeitung
5. Zweck und Rechtsgrundlage der Verarbeitung
6. Speicherdauer
7. E-Mail
8. Allgemeine Hinweise zur Datenübermittlung
9. Besondere Information für die Nutzung von Microsoft Teams
   1. Welche Daten werden verarbeitet?
   2. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung
   3. Empfänger der erhobenen Kontaktdaten
   4. tenübermittlung in ein Drittland
   5. Speicherdauer
10. Ihre Betroffenenrechte
11. Ihr Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO
12. Schlussbemerkungen

TEIL 2: ERGÄNZENDE DATENSCHUTZERKLÄRUNG FÜR BESUCHER DES FIRMENGELÄNDES UND ZUR VIDEOÜBERWACHUNG DES FIRMENGELÄNDES

1. Besuchermanagement
2. Videoüberwachung Des Firmengeländes
3. KfZ-Kennzeichenerkennung

TEIL 3: ERGÄNZENDE DATENSCHUTZERKLÄRUNG FÜR FOTO- UND FILMAUFNAHMEN BEI VERANSTALTUNGEN

1. Umfang der Verarbeitung
2. Zweck und Rechtsgrundlage der Verarbeitung
3. Speicherdauer
4. Ergänzende Hinweise zur Datenübermittlung

TEIL 4: ERGÄNZENDE DATENSCHUTZERKLÄRUNG FÜR DIE INTERNE MELDESTELLE

1. Umfang der Verarbeitung
2. Ort der Datenverarbeitung
3. Vertraulichkeit und Weitergabe der Daten
4. Datenübermittlung in Drittländer
5. Speicherung der Daten
6. Verpflichtung zur Bereitstellung von Daten

TEIL 1: INFORMATION ZUM DATENSCHUTZ FÜR DIE NUTZUNG PERSO-NENBEZOGENER DATEN 

gemäß Art. 13, 14 und 21 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)

Wir, die Scheidt & Bachmann GmbH (nachfolgend „wir“, „uns“ oder „Scheidt & Bachmann“), nehmen den Schutz Ihrer persönlichen Daten sehr ernst und möchten Sie an dieser Stelle über den Datenschutz bei Scheidt & Bachmann informieren.

Unsere Datenschutzinformation wird entsprechend den rechtlichen und technischen Anforderungen regelmäßig aktualisiert. Bitte beachten Sie die jeweils aktuelle Fassung unserer Datenschutzinformation.

Diese Datenschutzinformation gilt für die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung Ihrer personenbe-zogenen Daten, wenn wir mit Ihnen als Ansprechpartner von interessierten Unternehmen, Kunden, Lieferanten, Dienstleistern, Auftraggebern, Auftragnehmern und Kooperationspartnern (im Folgen-den „Geschäftspartner“) mit uns Kontakt haben.

Verantwortlich im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist: 

Scheidt & Bachmann GmbH, Breite Straße 132, 41238 Mönchengladbach, Deutschland
Telefon: +49 2166 266-0; E-Mail: impressum@scheidt-bachmann.de

Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter den folgenden Kontaktdaten:

Scheidt & Bachmann GmbH
Datenschutzbeauftragter
Breite Straße 132, 41238 Mönchengladbach, Deutschland
Telefon: +49 2166 266-839, E-Mail: datenschutzbeauftragter@scheidt-bachmann.de

Allgemeine Daten aus der Geschäftsbeziehung

Wir erheben, verarbeiten und nutzen im Rahmen der (sich anbahnenden) Geschäftsbeziehung insbesondere folgende personenbezogene Daten:

• Stammdaten, insbesondere Name und sofern angefragt, Funktion im Unternehmen;
• Kontaktdaten, insbesondere aktuelle geschäftliche Anschrift, Telefonnummern und E-Mail-Adressen und, sofern angefragt, Postfach;
• Gegebenenfalls sonstige mit der Erfüllung der jeweiligen Geschäftsbeziehung in Zusammenhang stehende Daten Ihres Arbeitgebers, wie z. B. Händlernummer, Adressdaten, Vertragsdaten und/oder Zahlungs- und Buchungsdaten

Wir erheben, verarbeiten und nutzen personenbezogene Daten, die

• Sie uns freiwillig überlassen haben,
• Sie uns oder Ihr Arbeitgeber im Rahmen der Geschäftsbeziehung zur Verfügung gestellt haben,
• sich aus dem Schriftverkehr (postalisch und elektronisch) zwischen Ihnen sowie Ihrem Arbeitergeber und uns ergeben,
• die sich aus sonstiger postalischer, elektronischer oder telefonischer Kommunikation ergeben.

Daten aus anderen Quellen

Weiter verarbeiten wir – soweit es für die Erfüllung des Vertrages oder vorvertraglicher Maßnahmen mit Ihrem Arbeitgeber erforderlich ist oder Sie bzw. Ihr Arbeitgeber eingewilligt haben – auch solche personenbezogenen Daten, die wir von Scheidt & Bachmann-Gruppengesellschaften sowie sonstigen Dritten zulässigerweise erhalten haben.

Personenbezogene Daten aus öffentlich zugänglichen Quellen (z. B. Behörden, Internet) verarbeiten wir nur, soweit dies rechtlich zulässig ist, etwa weil dies für die Erbringung unserer Leistungen notwendig ist oder Sie bzw. Ihr Auftraggeber/Arbeitgeber eingewilligt haben.

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, soweit dies zur Wahrung der berechtigten Interessen von Scheidt & Bachmann erforderlich ist (Art. 6 Abs. I lit. f DSGVO), insbesondere:

• zum Abschluss oder zur Durchführung von Aufträgen, Verträgen und anderen Geschäftsbeziehungen (einschließlich zur Abwicklung von Kaufaufträgen, Lieferungen oder Zahlungen) oder zur Erstellung oder Beantwortung von Angebotsanfragen und zur Festlegung der Bedingungen des Vertragsverhältnisses, und zwar mit unseren Geschäftspartnern, für die Sie ggf. als Vertreter oder Mitarbeiter tätig sind;
• einer anschließenden Direktwerbung (per E-Mail oder postalisch gemäß § 7 Abs. 3 UWG), mit Angeboten zu ähnlichen Produkten, Leistungen oder Veranstaltungen im Zusammenhang zur bestehenden Geschäftsbeziehung, soweit Sie dieser Nutzung nicht widersprechen oder widersprochen haben;
• für interne Verwaltungszwecke (z. B. für die Buchhaltung);
• ggf. zur Durchführung von Antiterror- und Sanktionslistenscreenings;
• zum Führen von Gerichts- und Behördenverfahren und/oder zum Zwecke der Geltendmachung/Ausübung von sowie Verteidigung gegen Rechtsansprüche(n) im In- und Ausland;
• um Ihnen im für Ihre Geschäftstätigkeit relevanten Umfang unsere Kundeninformationen wie etwa Newsletter mit Informationen zu Produkten und Hinweisen auf aktuelle Themen und Veranstaltungen der Scheidt & Bachmann-Gruppe zuzusenden;
• um Ihnen als berechtigte Person in unserem Datenraum Dokumente, wie z. B. Vertragsunterlagen oder Produktinformationen, zum Download zur Verfügung zu stellen;
• zu sonstigen Kommunikationszwecken;
• um die IT-Sicherheit und den IT-Betrieb unseres Unternehmens sicherzustellen;
• Werbung, Markt- und Meinungsforschung, soweit Sie der Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten nicht widersprochen haben;
• Prüfung und Optimierung von Verfahren zur Bedarfsanalyse;
• Statistische Auswertungen oder Marktanalyse;
• Benchmarking;
• Weiterentwicklung von Services und Produkten sowie bestehenden System und Prozessen;
• Einholung von Auskünften wie Datenaustausch mit Auskunfteien;
• zum Einsatz von Dienstleistern (z. B. externen IT-Dienstleistern), die unsere Geschäftsprozesse unterstützen;
• zur Planung und Durchführung von Veranstaltungen, zu denen Sie eingeladen sind, einschließlich der Berichterstattung über diese Veranstaltungen auf unserer Website oder in unserem Intranet, was die Veröffentlichung von Bild- und Videomaterial im Internet oder Intranet, auf dem Sie abgebildet sind, beinhalten kann.

Darüber hinaus könnte die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen der Erfüllung eines Vertrages oder einer vorvertraglichen Maßnahme (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) mit Ihnen als Einzelperson (natürliche Person) erforderlich sein.

Weiter könnte die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen daten zur Erfüllung gesetzlicher Vorgaben (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO) vorgeschrieben sein; z. B. nach den Bestimmungen des Geldwäschegesetzes, oder im öffentlichen Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO) erforderlich sein. Ebenso könnten Sie uns auch Ihre Einwilligung nach Artikel 6 Abs. 1 lit. a DSGVO erteilt haben.

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten nur so lange, wie es zur Erfüllung des jeweiligen Verarbeitungszwecks und für die Erfüllung regulatorischer Anforderungen erforderlich ist, in der Regel für die Dauer der jeweiligen Geschäftsbeziehung, bzw. für die Dauer einer eventuellen gesetzlichen Aufbewahrungsfrist.

Darüber hinaus unterliegen wir verschiedenen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten, die sich unter anderem aus dem Handelsgesetzbuch (HGB) oder der Abgabenordnung (AO) ergeben. Diese können bis zu 10 Jahre betragen.

Schließlich beurteilt sich die Speicherdauer auch nach den gesetzlichen Verjährungsfristen, die zum Beispiel nach den §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) bis zu dreißig Jahre betragen können, wobei die regelmäßige Verjährungsfrist drei Jahre beträgt.

Sollten Sie mit uns per E-Mail in Kontakt treten wollen, weisen wir darauf hin, dass der Inhalt unver-schlüsselter E-Mails von Dritten eingesehen werden kann. Wir empfehlen daher, vertrauliche Infor-mationen über den Postweg zuzusenden. Bitte berücksichtigen Sie, dass mit E-Mail übermittelte personenbezogene Daten zur Weiterbehandlung Ihrer Anfrage gespeichert und verarbeitet werden.

Wir übermitteln Ihre personenbezogenen Daten nur dann an Dritte, wenn

• Sie uns eine Einwilligung zur Übermittlung an Dritte gegeben haben,
• dies nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO zur Abwicklung von Vertragsverhältnissen mit Ihnen erforderlich ist,
• dies wir zur Auskunft, Meldung und Weitergabe von Daten aufgrund gesetzlicher Vorgaben verpflichtet sind,
• externe Dienstleister in unserem Auftrag als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO oder Funktionsübernehmer die Daten verarbeiten (z. B. externe Rechenzentren, IT-Dienstleister, Archivierung, Datenvernichtung, Rechtsberatung, Wirtschaftsprüfung, Kreditinstitute, Logistikunternehmen, Kurierdienste).

Zudem geben wir Ihre personenbezogenen Daten an Scheidt & Bachmann-Gruppengesellschaften, die personenbezogene Daten teilweise auch in eigener Verantwortlichkeit verarbeiten (sog. Verantwortliche, vgl. Art. 4 Nr. 7 DSGVO), soweit erforderlich weiter.

Innerhalb von Scheidt & Bachmann erhalten nur diejenigen Organisationseinheiten Ihre Daten, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten oder im Rahmen der Bearbeitung und Umsetzung unseres berechtigten Interesses benötigen.

Darüber hinaus geben wir Ihre personenbezogenen Daten nicht an Dritte weiter.

Eine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten in Länder außerhalb der Europäischen Union (EU) bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) ist von uns nicht vorgesehen, kann aber ggf. durch externe Dienstleister erfolgen, soweit dies erforderlich ist. Soweit externe Dienstleister mit Ihren personenbezogenen Daten in Berührung kommen, stellen wir durch rechtliche, technische und organisatorische Maßnahmen sicher, dass diese die Vorschriften der Datenschutzgesetze einhalten und – soweit sie als Auftragsverarbeiter tätig werden – Ihre Daten nur in unserem Auftrag und nach unseren Weisungen verarbeiten.

Soweit Sie die Internetseite von Microsoft Teams aufrufen, ist der Anbieter von Microsoft Teams für die Datenverarbeitung verantwortlich. Ein Aufruf der Internetseite ist für die Nutzung von Microsoft Teams jedoch nur erforderlich, um sich die Software für die Nutzung von Microsoft Teams herunterzuladen. Wenn Sie die Microsoft Teams-App nicht nutzen wollen oder können, können Sie Microsoft Teams auch über Ihren Browser nutzten. Der Dienst wird dann insoweit auch über die Website von Microsoft Teams erbracht.

Weitere Informationen zum Datenschutz bei Microsoft erhalten Sie hier:

https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement

https://www.microsoft.com/de-de/trust-center

1. Welche Daten werden verarbeitet?

Bei der Nutzung von Microsoft Teams werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Angaben zu Daten vor bzw. bei der Teilnahme an einem Teams-Meeting gemacht werden.

Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung:

• Angaben zum Benutzer: z. B. Anzeigename („Displayname“), ggf. E-Mail-Adresse, Profilbild (optional), bevorzugte Sprache
• Meeting-Metadaten: z. B. Datum, Uhrzeit, Meeting-ID, Telefonnummern, Ort
• Text-, Audio- und Videodaten: Es besteht die Möglichkeit, in einem Teams-Meeting die Chatfunktion zu nutzen. Insoweit werden die vom jeweiligen Benutzer gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im Teams-Meeting anzuzeigen. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Kamera oder Mikrofon können dabei vom Nutzer jederzeit selbst über die Microsoft Teams-Applikationen ab bzw. stummgestellt werden.

2. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Wir verwenden Microsoft Teams, um Online-Meetings durchzuführen. Wenn Online-Meetings aufgezeichnet werden sollen, wird dies vorab transparent mitgeteilt und, soweit erforderlich, eine Einwilligung erbeten. Die Chatinhalte werden bei der Verwendung von Microsoft Teams protokolliert. Eine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

Soweit personenbezogene Daten von unseren Mitarbeitern (oder Bewerbern) verarbeitet werden, ist § 26 Abs. 1 BDSG die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung. Sollten im Zusammenhang mit der Nutzung von Microsoft Teams personenbezogene Daten nicht für die Begründung, Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich, gleichwohl aber elementarer Bestandteil bei der Nutzung von Microsoft Teams sein, so ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung. Unser Interesse besteht in diesen Fällen an der effektiven Durchführung von Online-Meetings.

Die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung bei der Durchführung von Online-Meetings ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Auch hier besteht unser Interesse an der effektiven Durchführung von Online-Meetings.

3. Empfänger der erhobenen Kontaktdaten

Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an Online-Meetings verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht gerade zur Weitergabe bestimmt sind. Beachten Sie bitte, dass Inhalte aus Online-Meetings wie auch bei persönlichen Besprechungstreffen durchaus dazu dienen können, um Informationen Dritten zu kommunizieren und damit zur Weitergabe bestimmt sind.

Weitere Empfänger: Der Anbieter von Microsoft Teams erhält notwendigerweise Kenntnis von den o. g. Daten, soweit dies im Rahmen des Auftragsverarbeitungsvertrages mit Microsoft vorgesehen ist.

4. Datenübermittlung in ein Drittland

Eine Datenverarbeitung in einem Drittland außerhalb der Europäischen Union (EU) erfolgt grund-sätzlich nicht, da wir den Speicherort auf Rechenzentren in der Europäischen Union beschränkt haben. Wir können aber nicht ausschließen, dass das Routing von Daten über Internetserver erfolgt, die sich außerhalb der EU befinden. Dies kann insbesondere dann der Fall sein, wenn sich Teilneh-mende an Online-Meetings in einem Drittland aufhalten sollten. Die Daten sind während des Transports über das Internet jedoch verschlüsselt und somit vor einem unbefugten Zugriff durch Dritte gesichert.

5. Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden grundsätzlich dann gelöscht, wenn kein Erfordernis für eine weitere Speicherung besteht. Ein Erfordernis kann insbesondere dann bestehen, wenn die Daten noch benötigt werden, um beispielsweise vertragliche Leistungen zur erfüllen. Im Falle von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten kommt eine Löschung erst nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungspflicht in Betracht.

Jede betroffene Person hat das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO, das Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO, das Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit aus Art. 20 DSGVO. Zur Ausübung der vorgenannten Rechte können Sie sich an die unter Ziffern II und III genannten Stellen wenden.

Sollten Sie uns eine Einwilligung zur Datenverarbeitung erteilt haben, können Sie diese jederzeit formfrei widerrufen. Der Widerruf sollte möglichst an die unter Ziffern II und III genannten Stellen gerichtet werden.

Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO). Zuständige Aufsichtsbehörde für Scheidt & Bachmann ist:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW)

Allerdings empfehlen wir, sich zunächst mit einer Beschwerde an unseren Datenschutzbeauftragten zu wenden.

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. f der DSGVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen; dies gilt auch für ein etwaiges auf diese Bestimmung gestütztes Profiling im Sinne von Art. 4 Nr. 4 DSGVO.

Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

In Einzelfällen verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten, um Direktwerbung zu betreiben. Sie haben das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen; dies gilt auch für das Profiling, soweit es mit solcher Direktwerbung in Verbindung steht.

Widersprechen Sie der Verarbeitung für Zwecke der Direktwerbung, so werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr für diese Zwecke verarbeiten. Soweit die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten aufgrund Ihrer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO beruht, wird eine Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zum Nachweis der erteilten Einwilligung fortgesetzt.

Der Widerspruch kann formfrei erfolgen und sollte möglichst an die in der Datenschutzerklärung unter den Ziffern II und III genannten Stellen gerichtet werden.

Sicherheit: Wir setzen technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen ein, um Ihre durch uns verarbeiteten personenbezogenen Daten gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulationen, Verlust, Zerstörung oder gegen den Zugriff unberechtigter Personen angemessen zu schützen.

Gültigkeit und Aktualität der Datenschutzerklärung: Diese Datenschutzerklärung datiert von Januar 2023 und ist gültig, solange keine aktualisierte Fassung sie ersetzt.

Durch die Implementierung neuer Technologien kann es notwendig werden, diese Datenschutzerklärung zu ändern. Wir behalten uns vor, die Datenschutzerklärung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu ändern. Wir empfehlen Ihnen, sich die aktuelle Datenschutzerklärung von Zeit zu Zeit erneut durchzulesen.

TEIL 2: ERGÄNZENDE DATENSCHUTZERKLÄRUNG FÜR BESUCHER DES FIRMENGELÄNDES UND ZUR VIDEOÜBERWACHUNG DES FIRMENGE-LÄNDES

Umfang und Zweck der Verarbeitung: Wenn Sie unser Firmengelände besuchen, z. B. als Lieferant, Dienstleister oder Kunde, werden möglicherweise folgende personenbezogene Daten erfasst:

• Identifikationsdaten wie z. B. Name, Vorname, Unternehmen, Kfz-Kennzeichen, besondere Berechtigungen (bei LKW-Fahrern) oder QR-Codes ür die Nutzung reservierte Besucherparkplätze, um Sie als berechtigten Besucher identifizieren zu können, zur Dokumentation, z. B. von Besprechungen, Veranstaltungen und Vereinbarungen, für das Beschwerdemanagement und Beilegung von Streitigkeiten, Geltendmachung oder Abwehr von Rechtsansprüchen oder zur Durchführung von internen und externen Audits und externen Inspektionen durch Zulassungs- und Überwachungsbehörden.
• Adressen und Kontaktdaten wie z. B. Postanschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und ggf. Organisationsdaten wie Firma, Abteilung, Funktion, um mit Ihnen in Kontakt treten zu können, falls z. B. Fragen geklärt, Informationen ausgetauscht, Termine vereinbart werden müssen oder Ihnen ein Zugang zum Internet eingerichtet wird.
• Zeiterfassung, z. B. auf dem Firmengelände oder zur Erbringung von Dienstleistungen, um Dienstleistungen abrechnen zu können.
• IP-Adresse und Voucher Code, wenn Ihnen als Besucher über ein Captive Portal ein temporärer Zugang zum Internet über LAN (local aera network) oder über WLAN (wireless local aera network) eingerichtet wurde, für das Berechtigungs- und Identitätsmanagement für elektronische Dienste, darunter technischer Support und Fehlerbehebung
• Name und Adresse, da exportkontrollrechtlich die Notwendigkeit besteht, Besucher der am Standort Mönchengladbach ansässigen S&B-Gruppengesellschaften (natürliche und juristische Personen) spätestens vor Betreten des Firmengeländes einem Sanktionslistenscreening zu unterziehen. Die Grundlage hierfür bildet die seitens der verantwortlichen Stelle und dessen Tochtergesellschaften bestehende gesetzliche Verpflichtung, die Anforderungen außenwirtschaftsrechtlicher Gesetze und Verordnungen sicherzustellen, unter anderem Art. 2 Abs. 1 Buchst. B der VO (EG) Nr. 2580/2001, Art. 2 Abs. 2 der VO (EG) Nr. 881/2002 und Art. 3 Abs. 2 der VO (EU) Nr. 753/2011. Im Rahmen dieses Screenings werden die Person und/ oder das Unternehmen (Firma) gegen die aktuellen Sanktionslisten der Bundesrepublik Deutschland, der Europäischen Union und der USA geprüft. Im Falle eines verifizierten Treffers ist der Person und/ oder dem Unternehmen der Zutritt zum Firmengelände zu untersagen. Die Ergebnisse der Prüfung werden für 365 Tage im System gespeichert. Ferner wird vor jedem erneuten Besuch eine Sanktionslistenprüfung durchgeführt.

Wir erheben, verarbeiten und nutzen personenbezogene Daten, die

• Sie uns freiwillig überlassen haben,
• Sie uns oder Ihr Arbeitgeber/Auftraggeber im Rahmen der Geschäftsbeziehung zur Verfügung gestellt haben,
• sich aus dem Schriftverkehr (postalisch und elektronisch) zwischen Ihnen sowie Ihrem Arbeitergeber/Auftraggeber und uns ergeben,
• die sich aus sonstiger postalischer, elektronischer oder telefonischer Kommunikation ergeben.

Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist Artikel 6 Abs.1 lit. f DSGVO. Wir haben ein berechtigtes Interesse an der Ausübung unseres Hausrechts, zur Gewährleistung der Sicherheit am Standort, an der Einhaltung gesetzlicher Anforderungen sowie an einer schnellen und unkomplizierten Kontaktaufnahme mit Ihnen. Darüber hinaus könnte die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf im Rahmen der Erfüllung eines Vertrages oder einer vorvertraglichen Maßnahme (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), zur Erfüllung gesetzlicher Vorgaben (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO) oder im öffentlichen Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO) erforderlich sein. Ebenso könnten Sie uns auch Ihre Einwilligung nach Artikel 6 Abs. 1 lit. a DSGVO erteilt haben.

Speicherdauer: Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten nur so lange, wie es zur Erfüllung des jeweiligen Verarbeitungszwecks und für die Erfüllung regulatorischer Anforderungen erforderlich ist, in der Regel für die Dauer der jeweiligen Geschäftsbeziehung, bzw. für die Dauer einer eventuellen gesetzlichen Aufbewahrungsfrist.

Darüber hinaus unterliegen wir verschiedenen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten, die sich unter anderem aus dem Handelsgesetzbuch (HGB) oder der Abgabenordnung (AO) ergeben. Diese können bis zu 10 Jahre betragen.

Schließlich beurteilt sich die Speicherdauer auch nach den gesetzlichen Verjährungsfristen, die zum Beispiel nach den §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) bis zu dreißig Jahre betragen können, wobei die regelmäßige Verjährungsfrist drei Jahre beträgt.

Umfang und Zweck der Verarbeitung: Zur Überwachung des Firmengeländes wird eine Videoüberwachungsanlage betrieben. Der Zweck der Videoüberwachung der Mitarbeiter- / Firmenparkplätze, der Ein- und Ausfahrten zum Betriebsgelände, des Vorplatzes des Versands, der Personeneingänge, der Werksstraßen sowie der sich auf dem Firmengelände befindlichen Baustellen ist die Wahrung des Hausrechts, Schutz des Betriebsgeländes und seiner Anlagen, der Menschen und der Sachen, die sich hierauf befinden, aber auch zur Dokumentation der Veränderungen auf dem Firmengelände für die Firmengeschichte. Dieses Recht ist grundsätzlich vom Hausrecht umfasst. Darüber hinaus ist der Zweck der Videoüberwachung die Erhöhung des Sicherheitsempfindens der Menschen, die sich an diesen Plätzen aufhalten, die Abschreckung von vandalismusbereiten Personen, die Kriminalprävention sowie die Beweissicherung zur effektiven Verfolgung und Durchsetzung von strafrechtlichen und zivilrechtlichen Ansprüchen sowohl des Verantwortlichen als auch der Beschäftigten und Dritten.

Rechtsgrundlage für die Videoüberwachung ist unser berechtigtes Interesse oder das eines Dritten i. S. d Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO sowie §§ 4, 26 Abs. 4 BDSG: Wahrnehmung des Hausrechts; Schutz des Eigentums, der Menschen, Sachen und Anlagen, die sich auf dem Betriebsgelände befinden; Schutz vor Straftaten; Geltendmachung zivilrechtlicher Schadensersatzansprüchen durch den Verantwortlichen und dessen Beschäftigten; Dokumentation der Veränderungen auf dem Firmengelände für die Firmengeschichte; auf Grundlage einer Kollektivvereinbarung im Falle der Verarbeitung personenbezogener Daten von Beschäftigten.

Es ist jedoch davon auszugehen, dass das Interesse des Verantwortlichen, der Beschäftigten oder eines Dritten an der Videoüberwachung nicht übermäßig in die Rechte und Freiheiten der natürlichen Personen eingreift, insbesondere da diese auf die Videoüberwachung hingewiesen wird. Eine Videoüberwachung ist erforderlich und geeignet, den angestrebten Zweck zu erfüllen und stellt diesbezüglich auch das mildeste Mittel dar. Die Videoüberwachung ist geeignet, eventuelle Störer/ Täter abzuschrecken. Die Videoüberwachung ist für jedermann gut erkennbar; außerdem weisen Schilder auf die Videoüberwachung hin. Die Videoüberwachung liefert verwertbare Bilder, die die Umsetzung des Hausrechts oder eine Strafverfolgung unterstützen. Ein gleich geeignetes, milderes Mittel ist nicht erkennbar. Sollte diese Funktion durch Wachpersonal durchgeführt werden, wären hierfür Mitarbeiter rund um die Uhr erforderlich. Auch der Einsatz von Kameraattrappen dürfte nur kurzfristig eine vergleichbare Abschreckung bewirken, da nicht ausgeschlossen werden kann, dass dies bekannt wird. Die Beobachtungsgrenze endet an der Grenze des Grundstücks.

Speicherdauer: Die Daten werden 5 Werktage nach Anfertigung gelöscht, soweit diese nicht verwendet wurden.

Umfang und Zweck der Verarbeitung: Die Ein- und Ausfahrten zum Firmengelände sind mit Schranken und TCP/IP angebundenen Kameras zur KfZ-Kennzeichenerkennung ausgestattet. Die Bilderfassung wird durch das Überfahren einer in der Fahrbahn eingelassenen Induktionsschleife ausgelöst, wobei das KfZ-Kennzeichen in einer Bilddatei erfasst und zusammen mit der Ein- und Ausfahrtzeit ausgelesen wird.

Die KfZ-Kennzeichenerkennung könnte aufgrund des dauerhaften Beobachtens eines Erfassungsbereiches und der wiederkehrenden kurzzeitigen Bilderfassung eine Videoüberwachung i. S. d. § 4 BDSG darstellen.

Rechtsgrundlage für die Videoüberwachung ist unseres berechtigten Interesses i. S. d Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO sowie §§ 4, 26 Abs. 4 BDSG zu folgendem Zweck: Wahrnehmung des Hausrechts; Schutz des Eigentums, der Menschen, Sachen und Anlagen, die sich auf dem Firmengelände befinden; Schutz vor Straftaten; Geltendmachung zivilrechtlicher Schadensersatzansprüchen durch den Verantwortlichen und dessen Beschäftigten; auf Grundlage einer Kollektivvereinbarung im Falle der Verarbeitung personenbezogener Daten von Beschäftigten.

Die Videoüberwachung ist ein geeignetes Mittel, um das Hausrecht des Verantwortlichen zu wahren, indem dem Verantwortlichen die Möglichkeit gegeben wird, zu entscheiden, wer das Firmengelände befahren darf und/ oder werden darauf befindlichen Parkraum nutzen darf. Darüber hinaus kann die KfZ-Kennzeichenerkennung zu präventiven Zwecken, wie z. B. die Abschreckung, Rechtsverstöße innerhalb des Verkehrsraums zu begehen, oder auch zu repressiven Zwecken verwendet werden, wie z. B. zur Beweissicherung für die Durchsetzung zivilrechtlicher Ansprüche des Verantwortlichen. Ein milderes Mittel zur Zielerreichung ist nicht erkennbar.

Die Daten werden 5 Werktage nach Erfassung gelöscht, soweit diese nicht verwendet wurden.

TEIL 3: ERGÄNZENDE DATENSCHUTZERKLÄRUNG FÜR FOTO- UND FILMAUFNAHMEN BEI VERANSTALTUNGEN

Wir erstellen im Rahmen von Veranstaltungen ggf. Foto- und/oder Filmaufnahmen und erheben und verarbeiten in diesem Zusammenhang

• Foto- und Filmdaten sowie Tonaufnahmen von Ihnen
• Ggf. Ihren Namen und sofern angefragt, Funktion im Unternehmen
• Ggf. Kontaktdaten.

Wenn Sie nicht fotografiert/gefilmt werden möchten, sprechen Sie dies unmittelbar beim Fotografen/Kameramann an, damit Ihr Wunsch berücksichtigt werden kann.

Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Fotos/Filme werden zum Zwecke der Dokumentation der Veranstaltung angefertigt und im Internet über die Firmenhomepage des Verantwortlichen und/oder im Intranet, in Social-Media Kanälen sowie in Printmedien, insbesondere im Newsletter, zur Dokumentation der Veranstaltung, zur Öffentlichkeitsarbeit und Darstellung der Aktivitäten des Verantwortlichen, um den Bekanntheitsgrad des Verantwortlichen zu erhöhen sowie ggf. auch zur langfristigen Dokumentation der Unternehmensgeschichte des Verantwortlichen verwendet/gespeichert/vervielfältigt/verbreitet/ausgestellt/veröffentlicht.

Es ist davon auszugehen, dass das Interesse des Verantwortlichen an der Anfertigung und Verwen-dung der Fotos/Filme nicht übermäßig in die Rechte und Freiheiten der natürlichen Personen eingreift, insbes. da diese auf die Anfertigung und Verwendung der Fotos/Filmen im Vorfeld und/oder bei der Veranstaltung hingewiesen werden, sowie sowohl bei der Anfertigung von Fotos/Filmen und auch der Veröffentlichung derselben darauf geachtet wird, dass keine berechtigten Interessen von abgebildeten Personen verletzt werden. Sofern aus besonders berücksichtigungswürdigen Gründen die Rechte und Freiheiten einer abgebildeten Person verletzt sein sollten, werden wir durch geeignete Maßnahmen die weitere Verarbeitung unterlassen. Eine Unkenntlichmachung in Printmedien, die bereits ausgegeben sind, kann nicht erfolgen. Eine Löschung auf der Website, in Social-Media-Kanälen oder im Intranet erfolgt im Rahmen der technischen Möglichkeiten.

Die im Anschluss an die Veranstaltung nicht verwendeten Daten werden unverzüglich gelöscht. Ansonsten werden die Daten gespeichert und am Ende des 4. Kalenderjahres nach Anfertigung gelöscht, soweit diese nicht verwendet wurden.

Abteilungen des Verantwortlichen, die im Rahmen der Abwicklung der Tätigkeit die Daten notwendigerweise erhalten müssen (z. B. Marketing, EDV, sonstige Verwaltungseinheiten), Scheidt & Bachmann-Gruppengesellschaften, Auftragnehmer und Auftragsverarbeiter, die bei der Verarbeitung (Anfertigung sowie Veröffentlichung) tätig sind.

Ggf. Steuerberater, Behörden (Finanzamt, sonstige Behörden) sowie Rechtsvertreter (bei der Durchsetzung von Rechten oder Abwehr von Ansprüchen oder im Rahmen von Behördenverfahren).

Die Daten werden im Internet der weltweiten Öffentlichkeit, im Intranet weltweit den Mitarbeitern der Scheidt & Bachmann-Gruppengesellschaften zur Verfügung gestellt, und in Social-Media-Kanälen veröffentlicht. Die Daten werden in Printmedien veröffentlicht: Mitarbeiterzeitungen an Mitarbeiter der Scheidt & Bachmann-Gruppengesellschaften in einer begrenzten Auflage von 4.000 Stück verteilt. Fachpresse/Newsletter werden an die weltweite Öffentlichkeit verteilt.

Die Daten werden nicht an Empfänger weitergegeben, die mit diesen Daten eigene Zwecke verfolgen. Bei Social-Media-Kanälen kann es jedoch sein, dass der jeweilige Social-Media Dienst Verwertungsrecht an den veröffentlichten Daten erhält.

Eine sonstige Übermittlung an Empfänger in einem Drittland (außerhalb der EU) oder an eine internationale Organisation ist nicht vorgesehen.

Durch die Verwendung auf der Internetseite besteht die Möglichkeit des weltweiten Zugriffs auf die Bildnisse/Filme bzw. der Abruf der eingestellten Daten und Bildnisse auch aus Ländern, in denen kein oder kein hinreichender Datenschutzstandard besteht. Der Verantwortliche kann deshalb weder die Zugriffe auf diese Daten über das Internet noch die Nutzung dieser Daten beeinflussen und insoweit auch keine Gewähr für die Beachtung des Datenschutzes übernehmen.

Mit geeigneten Suchmaschinen können personenbezogene Daten im Internet aufgefunden und die auf Bildnisse dargestellten Personen unter Umständen auch identifiziert werden. Dadurch besteht auch die Möglichkeit, durch Zusammenführen dieser Daten und Informationen mit anderen im Internet vorhandenen Daten Persönlichkeitsprofile zu bilden und zusätzliche Nutzungsmöglichkeiten, z. B. für Zwecke der Werbung, zu erschließen. Aufgrund der Möglichkeiten des weltweiten Abrufs und Speicherung der Daten durch andere Stellen oder Personen kann im Falle eines Widerrufs der Einwilligung und trotz Entfernung Ihrer Daten und Bildnisse von unserer Internetseite eine weitere Nutzung durch andere Stellen oder Personen oder ein Auffinden über Archivfunktionen von Suchmaschinen nicht ausgeschlossen werden. Eine Unkenntlichmachung in Printmedien, die bereits ausgegeben sind, kann nicht erfolgen.

TEIL 4: ERGÄNZENDE DATENSCHUTZERKLÄRUNG FÜR DIE INTERNE MELDESTELLE

Die interne Meldestelle nimmt Ihre Meldung entgegen und gibt diese zur weiteren Bearbeitung an die jeweils betroffene Scheidt & Bachmann-Gesellschaft weiter. Eine Verarbeitung Ihrer personen-bezogenen Daten findet nur dann statt, sofern Ihre Meldung nicht anonym erfolgte. 

Soweit Sie Ihre Meldung bei der internen Meldestelle nicht anonym abgeben, erfasst diese nur die personenbezogenen Daten, die Sie zur Verfügung stellen. Dies sind in der Regel Ihr Name und ggf. Ihre Kontaktdaten und weitere personenbezogenen Daten, die sich aus Ihrer Meldung ergeben. Weitere personenbezogene Daten können verarbeitet werden, soweit diese im Zusammenhang mit der Bearbeitung Ihrer Meldung erhoben werden. Wir verarbeiten diese Daten gemäß den Bestimmungen der anwendbaren Datenschutzgesetze, wie der EU-Datenschutz-Grundverordnung – DSGVO und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).

Die Verarbeitung personenbezogener Daten durch die interne Meldestelle dient der frühzeitigen Erkennung und Aufklärung von Compliance-Verstößen, von Verstößen gegen gesetzliche Vor-schriften und von Verstößen im Zusammenhang mit unserem Geschäftsbetrieb durch Mitarbeiter, Kunden, Lieferanten und sonstige Dritte. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten als hinweisgebende Person ist, sofern Sie Ihre Identität gegenüber der internen Meldestelle offenlegen und mit der Weitergabe Ihres Namens durch diese an eine der betroffenen Scheidt & Bachmann Gesellschaften einverstanden sind, Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO).

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten der von der Meldung betroffenen Personen ist unser berechtigtes Interesse an der Aufdeckung und Verhinderung von Rechtsverstößen und Fehlverhalten (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO). Ein berechtigtes Interesse an der Aufdeckung und Verhinderung von Rechtsverstößen und Fehlverhalten besteht, soweit wir in bestimmten Bereichen gesetzlich hierzu verpflichtet sind. Zudem können solche Verstöße nicht nur erheblichen wirtschaftliche Schäden verursachen, sondern auch zu einem erheblichen Reputations-verlust führen.

Wenn es sich bei der betroffenen Person um einen Mitarbeiter von Scheidt & Bachmann handelt, ist Rechtsgrundlage für die Verarbeitung im Zuge der Bearbeitung oder weiteren Ermittlung des gemeldeten Sachverhalts § 26 Abs. 1 S. 1 BDSG (Verarbeitung zu Zwecken des Beschäftigungsverhältnisses) oder § 26 Abs. 1 S. 2 BDSG (Verarbeitung zur Aufdeckung von Straftaten) und gegebenenfalls unser oben beschriebenes berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO).

Allgemein

Sie können Ihre Meldung an die interne Meldestelle

• telefonisch aus Deutschland unter +49 800 3800 999 und aus dem Ausland unter +49 69 99998839
• per E-Mail an whistleblower@scheidt-bachmann.de,
• per Briefpost an Scheidt & Bachmann GmbH, Corporate Compliance, Meldestelle Hinweisgeberschutz, Breite Straße 1321, 41238 Mönchengladbach, Deutschland,
• per Hauspost an Corporate Compliance, Meldestelle Hinweisgeberschutz, oder
• durch Nutzung des webbasierten Hinweisgebersystem „LegalTegrity“ abgeben.

Hinweisgebersystem „LegalTegrity“

Sie können über einen Hyperlink auf der Internetseite www.scheidt-bachmann.de auf das Hinweisgebersystem „LegalTegrity“ zugreifen und Ihre Meldung dort abgeben. Mit Abgabe der Mel-dung können Sie ein nicht personifiziertes Postfach einrichten, um im Rahmen der Bearbeitung Ihrer Meldung mit uns kommunizieren zu können. Die Einrichtung des Postfachs ist freiwillig und nicht erforderlich für die Abgabe einer Meldung. Der Zugriff auf dieses Postfach ist Passwort gesichert in Form einer PIN-Nummer, die Ihnen nach Absendung der Meldung übermittelt wird.

Das Hinweisgebersystem „LegalTegrity“ erhebt keine Daten, die in irgendeiner Art und Weise zu einer Identifikation führen könnten.

Scheidt & Bachmann geht verantwortungsvoll und sorgfältig mit allen eingehenden Meldungen um. Dies gilt insbesondere für die personenbezogenen Daten, die Sie von sich selbst übermitteln, aber auch die, der durch Ihre Meldung betroffenen Person. Alle Hinweise oder Beschwerden wer-den durch ausgewählte und speziell geschulte Mitarbeiter des Corporate Compliance Bereichs und, bei Bedarf, von Mitarbeitern der betroffenen Scheidt & Bachmann Gesellschaft bearbeitet.

Alle im Prozess beteiligten Personen unterliegen der Verschwiegenheit, sind unparteiisch und bei der Erfüllung ihrer Aufgabe unabhängig sowie weisungsfrei.

Die LegalTegrity GmbH, die das Hinweisgebersystem betreibt, ist als Auftragsverarbeiter mit der Verarbeitung der ggf. personenbezogenen Daten betraut.

Im Rahmen der Bearbeitung Ihrer Meldung, der dafür erforderlichen Aufklärungsmaßnahmen und bei der Geltendmachung, Ausübung und Verteidigung von Rechtsansprüchen greift Scheidt & Bachmann auf Anwaltskanzleien oder Wirtschaftsprüfungsgesellschaften zurück. In Ausnahmen müssen personenbezogene Daten der hinweisgebenden sowie der betroffenen Person an Behör-den, Gericht oder Dritte übermittelt werden, wenn die Weitergabe von Information für Scheidt & Bachmann verpflichtend ist. Darüber hinaus müssen die gemeldeten Informationen unter bestimmten Voraussetzungen von Scheidt & Bachmann auch gegenüber der durch die Meldung betroffenen Person offengelegt werden.

Soweit die hinweisgebende Person ihre Identität und/oder Kontaktdaten preisgegeben hat, unter-reichtet die interne Meldestelle diese, wenn gemeldete Informationen weitergegeben werden müssen, und teilt die Gründe hierfür mit. Eine Mitteilung unterbleibt nur dann, wenn diese die behördliche Untersuchung gefährden würde.

Die an die interne Meldestelle übermittelten Daten werden von uns und dem Auftragsverarbeiter ausschließlich in der Bundesrepublik Deutschland verarbeitet. Eine Übermittlung in Länder außerhalb der Europäischen Union (EU) oder des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) findet nicht statt, es sei denn Ihre Meldung betrifft eine Scheidt & Bachmann-Gesellschaft in einem Drittland.

Scheidt & Bachmann-Gesellschaften befinden sich in folgenden Drittländern: Vereinigten Königreich Großbritannien und Nordirland, Russland, Schweiz, Tunesien, Israel, Ukraine, USA und Kanada. Soweit für das betreffende Land kein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission nach Art. 45 DSGVO vorliegen sollte, gewährleisten wir nach den Vorgaben der DSGVO durch entsprechende Verträge, dass ihre Rechte und Freiheiten angemessen geschützt und garantiert werden.

Die von Ihnen übermittelten Daten werden spätestens 3 Jahre nach Abschluss des Verfahrens gelöscht. Die Speicherfrist kann verlängert werden, um den Anforderungen nach dem HinSchG oder nach anderen Rechtsvorschriften zu genügen, wenn und soweit dies erforderlich und verhältnismäßig ist.

Darüber hinaus können spezielle gesetzliche Vorschriften eine längere Aufbewahrungsdauer er fordern, wie z. B. die Erhaltung von Beweismitteln im Rahmen der gesetzlichen Verjährungsvor-schriften. Nach den §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) beträgt die regelmäßige Verjährungsfrist zwar drei Jahre, es können aber auch Verjährungsfristen von bis zu 30 Jahren anwendbar sein.

Sind die Daten für die Erfüllung vertraglicher oder gesetzlicher Pflichten und Rechte nicht mehr erforderlich, werden sie regelmäßig gelöscht, es sei denn, ihre - befristete - Weiterverarbeitung ist zur Erfüllung der vorstehend aufgeführten Zwecke aus einem überwiegenden berechtigten Interesse erforderlich.

Die Nutzung der internen Meldestelle von Scheidt & Bachmann ist durch die hinweisgebende Person freiwillig. Eine Verpflichtung zur Bereitstellung von Daten besteht nicht.